1. 서문
우리 학회 리스크관리위원회와 한국리스크전문가협의회(K-Risk)는 프로젝트 리스크관리의 저변확대와 그 중요성을 회원들과 공유하기 위하여 특별공개강좌를 실시하고 있다. 강좌의 일정은 표 1과 같이 4월부터 10월까지 격월, 총 16주 과정으로 진행 중이며, 현재 4개 강좌 중 제2강좌까지 성황리에 마쳤다. 개인업무로 바쁜 가운데에도 많은 회원 및 비회원이 수강하였고, 제2강좌도 끝까지 출석 및 퀴즈를 제출한 27명이 공식적인 수료증을 받았다. 본 고에서는 제2강좌에 대한 내용과 강의 후 소감을 간략히 소개하고자 한다.
표1. 프로젝트 리스크관리 특별공개강좌 전체강좌 일정 2. 제2강 주요내용 제2강좌는 2020년 출판된 프로젝트 리스크관리 가이드라인(PRMG, 2nd Edition) 중 제2편 워크숍지침 전반에 대한 소개이며, ISO 31000(리스크관리) 및 PMBoK(프로젝트관리 지식체계) 등을 기반으로 하고 있다. 구체적인 강좌내용은 표 2와 같이 워크숍 절차 및 방법, 참여자의 역할 및 책임, 품질 및 성과관리와 운영사례 등으로 구성되었다.
2.1. 제1주차: 강좌개요, 워크숍수행 절차 및 방법 본 강의에서는 워크숍기반 리스크관리의 정의, 필요성과 근거를 알아보았다. 특히, ISO 31000, 영국 재무부(HM Treasury) 등 해외 기준에 근거하여 이해관계자를 포함한 관련자들의 협력에 기초한 리스크관리가 왜 중요한지를 학습하였다. 또한, 워크숍 기반 리스크관리의 가장 우수한 조직이라 할 수 있는 워싱턴주 교통부(WSDOT)의 리스크관리 체계를 소개함으로써 7단계 리스크 워크숍의 프로세스와 워크숍 팀의 역할을 파악할 수 있었다. WSDOT는 사업규모에 따라 세분화하여 공식적 또는 비공식적 워크숍 형식을 취하도록 하고 있으며, 공식적 워크숍의 대표적인 형식이 CRA(Cost Risk Assessment; 비용리스크평가)와 CEVP(Cost Estimate Validation Process; 비용견적 타당성검토 프로세스)이다. 워크숍에서 프리워크숍(Pre-Workshop) 단계의 구체적 활동내용과 워크숍 중 프로젝트 팀이 빠지기 쉬운 낙관주의 편향의 경각심과 완화방법이 구체적으로 설명되었다. 2.2. 제2주차: 리스크워크숍 참여자별 역할 및 책임 워크숍에서 가장 중요한 요소가 사람이고 워크숍 참여자의 역할과 팀웍이 리스크 워크숍의 성패를 좌우한다고 해도 과언이 아니다. 본 강의에서는 리스크 워크숍과 관련된 모든 관계자의 구성과 체계를 알아보고 각 워크숍 참여자의 역할과 책임에 대하여 상세히 설명하였다. 리스크 워크숍의 성공요인은 명확한 목표와 준비, 숙련된 진행자 및 참여자들의 적극적 참여라 할 수 있다. WSDOT에서 제시한 워크숍 참여자의 10가지 준수사항을 소개하고 참여자 상호간의 공동협약서 항목을 파악하도록 하였다. 워크숍 전 참여자 및 프로젝트 팀의 준비사항을 알아보고 특히 분야별 전문가들이 주요 인지편향(앵커링, 가용성 및 대표성 편향)에 대하여 경계해야 함을 강조하였다. 워크숍 참여자 중 진행자(퍼실리테이터)의 중요성이 가장 크게 강조되었다. 그 자질 중에는 쉬운 퍼실리테이션, 프로젝트 상세에 지나치게 빠지지 말 것, 그룹의 역동성을 유도할 것, 그리고 갈등조정 등이 가장 중요하다. 리스크 소유자(risk owner), 분야별 전문가(SME), 프로젝트 관리자(PM), 리스크 책임자(risk lead), 비용 책임자(cost lead), 의사결정자(decision maker)의 역할과 책임이 설명되었으며, 기능적 역할자로서 리스크 유도자(risk elicitor), 기록담당자(recorder), 리스크 모델러(risk modeler)의 지위와 역할 등 워크숍의 모든 참여자들에 대하여 깊이있게 설명한 강좌였다. 2.3. 제3주차: 리스크워크숍 품질 및 성과관리 워크숍 진행만큼이나 중요한 것이 각 워크숍 단계에서의 품질 및 성과관리라 할 수 있다. 본 강의에서는 프리워크숍, 워크숍 및 포스트워크숍 단계에서 체크해야 할 품질관리의 주요 포인트를 구체적으로 설명하였다. 프리워크숍 단계에서는 사전에 자료합리성의 검토가 중요하고, 체크리스트를 이용하여 사전점검을 하며, 워크숍 관련사항을 모두 문서화 하는 것이 바람직하다. 워크숍 단계에서는 적정한 참여인원이 충분한 의견을 제시할 수 있도록 보장하고 논의사항을 문서화 및 최신화 하는 것이 중요하다. 포스트 워크숍 단계에서는 도출된 리스크의 등록부 등재여부 및 후속조치 이행점검, 워크숍 피드백 및 성과기록 유지, 그리고 교훈관리와 완화효과 모니터링에 집중해야 한다. 워크숍의 품질 및 성과확보를 위하여 주의할 몇 가지 함정들에 대하여도 언급되었다. 가장 강조되는 것은 워크숍 참여자들이 리스크가 무엇인지에 대하여 정확히 알지 못한다는 점과 주로 부정적 요인(위협)에만 집중하고 긍정적 요인(기회)은 무시한다는 점, 그리고 사전 예방적 리스크 관리자보다 사후 대응적 ‘영웅’이 보상받게 되는 것은 바람직하지 못하다는 점 등이다. 마지막으로 리스크의 70~80%가 프로젝트 초기에 결정되고 그 시기에 제대로 식별 및 대응조치가 마련되지 못하면 이후 큰 비용증가가 발생한다는 개념의 FEL(Front-End Loading)의 중요성이 강조되었다. 2.4. 제4주차: 리스크워크숍 운영기관 및 사례제2강좌 마지막 주제인 본 강의는 리스크 워크숍의 운영기관 및 사례에 대하여 소개되었다. 먼저 GAO(미국 정부회계감사원)의 “Cost Estimating and Assessment Guide”에서 제안하는 비용견적 12단계 프로세스와 리스크 분석의 중요성을 강조하며, 회계감사 사례로서 “제임스 웹 우주망원경(JWST) 개발 프로젝트”를 통해 리스크 분석 실패로 초래된 비용초과 및 일정지연의 심각성이 소개되었다. 특히, 기술적 리스크의 과소평가, 작업자 실수, 통합 리스크관리 부재 및 커뮤니케이션 장벽 등을 주요 실패요인으로 지적하며, 체계적인 리스크 워크숍을 통한 사전식별 및 관리의 중요성이 강조되었다. 워싱턴주 교통부(WSDOT) 및 뉴질랜드 사례를 통하여 각 기관의 리스크 워크숍 운영방식을 소개하여 다양한 적용 사례를 제시하기도 했다. 리스크 및 VE(Value Engineering) 워크숍 융합 사례에서는 미국에서 리스크 관리와 VE를 통합한 워크숍이 어떻게 시너지를 창출하는지 설명했다. 또한, 국내에서 수행된 VERA(VE+RA 통합) 워크숍이 원가절감 및 공기단축에 기여한 구체적인 성과를 제시하며 리스크 관리의 실질적인 효과가 설명되었다. 본 강의는 선진국의 리스크 워크숍 운영뿐만 아니라 실제 국내외 사례를 통해 리스크 워크숍의 성공적인 운영방안을 제시하고 리스크 워크숍의 효과를 보여준 강의였다.
3. 맺음말
제2강좌는 워크숍을 통한 리스크관리의 중요성을 강조한 강좌였다. 리스크 워크숍은 프로젝트 초기부터 각 사업진행 단계마다 합리적인 의사결정을 도울뿐 아니라 사업 참여자간의 의사소통을 유도하여 올바른 진행방향을 사전에 제시할 수 있는 기회를 제공하기도 한다. 이는 결과적으로 비용초과 및 일정지연을 예방하는 효과가 있다. 이번 강좌를 마침으로써 제4강좌 가운데 절반의 시간이 성공적으로 마무리되었다. 제1~2강좌를 통하여 리스크관리 및 리스크 워크숍의 전반적인 개념이 정립되었으리라 생각하며, 8월과 10월에 계속되는 비용 및 일정견적 리스크관리도 현재 한국에서 벌어지고 있는 건설공사비의 증가와 공사기간의 지연으로 인해 고민하고 그 해결책을 모색하고 있는 프로젝트 실무자들이라면 많은 도움이 될 것으로 생각되니 많은 참여가 있길 기대해 본다.
[작성자] * 김홍연 삼부토건 기술연구소 차장 / bigyeon0@gmail.com * 임종권 리스크관리위원회 위원장 / 바름브레인 대표이사 / jklim54@daum.net